Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung des Territorialverband Hohenstein-Ernstthal der Kleingärtner e.V.

Nachfolgend erläutern wir, welche Daten wir von unseren Besuchern, Verbandsmitgliedern oder auch Interessenten erfassen und wie diese verarbeitet und aufbewahrt werden, wenn Sie uns kontaktieren. Sei es persönlich, postalisch, telefonisch, oder durch Besuch unserer Internetseite.

Welche personenbezogenen Daten erfassen wir?

Mit Kontaktaufnahme zu uns, zum Zwecke der Bestellung von Artikeln oder Anfragen zu Produkten, Dienstleistungen, Mitgliedschaften, allen Pacht- und Gartenangelegenheiten, Fragen jeglicher Art zu Rechnungen, Schulungen, Terminvereinbarungen sowohl per E-Mail, Telefon oder persönlich vor Ort, können von uns personenbezogene Daten der Kontaktierenden erfasst werden, welche zum Zwecke der Auftragserfüllung oder zur Beantwortung von Anfragen erforderlich sind. Dies umfasst in der Regel den Namen und die Adresse, sowie das Anliegen oder die Anfrage. Wir erfassen nur Daten welche uns freiwillig zur Verfügung gestellt werden und welche zur Bearbeitung des Anliegens unbedingt erforderlich sind. Auch das Erfassen von Telefonnummern, E-Mailadressen, Geburtsdaten oder Bankverbindungen ist möglich, sofern der Vertragspartner uns diese freiwillig zur Verfügung stellt, oder diese zu Verwaltungs- oder Abrechnungszwecken erforderlich sind.

Wie werden die Daten übermittelt und aufbewahrt?

Bei E-Mail-Verkehr:

Nachrichten via E-Mail werden von uns sowohl Eingehend als auch Ausgehend verschlüsselt per SSL/TLS übertragen. Als E-Mail-System verwenden wir Services der Deutschen Telekom AG, welche ebenfalls alle Emails verschlüsselt empfangen und versenden. Die E-Mail-Server liegen soweit uns bekannt, alle innerhalb der EU und arbeiten nach den Richtlinien der DSGVO. Auf den Transportverlauf von Mails, nachdem sie unseren Postausgang verlassen haben, können wir jedoch keinen Einfluss nehmen. Emails bleiben bis zur Fertigstellung des Auftrages oder der endgültigen Klärung des Inhaltes auf dem Mailserver oder unseren lokalen PC-Systemen gespeichert und werden danach für unbestimmte Zeit archiviert, oder ohne weitere Speicherung durch uns endgültig gelöscht. Auf automatisch gespeicherte Backups durch den E-Mail-Anbieter, haben wir keinen Einfluss. 

Bei telefonischem oder persönlichem Kontakt:

Telefonische und persönliche Anfragen oder Aufträge, werden von uns handschriftlich auf Papier oder offline in einem PC gespeichert. Nach Abschluss der Geschäftsbeziehung oder des jeweiligen Auftrages bzw. der Anfrage, werden diese Daten archiviert oder gelöscht bzw. vernichtet. Dies betrifft nicht Dokumente, welche wir aus hoheitlichen oder steuerrechtlichen Gründen für bis zu 10 Jahre aufbewahren müssen, oder für spätere Anfragen vorhalten wollen. Diese können länger auf dem PC verbleiben oder lokal und offline archiviert werden. Handgeschriebenes und Gedrucktes, wird 2-Fach verschlossen aufbewahrt.

Über unserer Internetseite unter www.kleingärtner-hot.de

Zugriffsdaten / Log- und Protokolldaten

Aufgrund unseres berechtigten Interesses (s. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) erheben wir Daten über die Zugriffe auf unserer Webseite und speichern diese in den Log-Dateien des Servers.

Folgende Daten werden so protokolliert:

[Angefragte Seite / Referrer URL / Datum und Uhrzeit der Serveranfrage / Status der Serverabfrage

übertragende Datenmenge / IP-Adresse / User-Agent (Browser & Betriebssystem)] 

Diese Log-Dateien werden für maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Die Speicherung der Daten erfolgt allein aus Sicherheitsgründen, um z. B. Missbrauchsfälle aufklären zu können und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, sind sie solange von der Löschung ausgenommen bis der Vorfall endgültig geklärt ist. Gleiche Einstellungen und Regeln gelten auch für die verwendeten Datenserver "daten.verwaltungsportal", "fotos.verwaltungsportal.de", "vorschau.verwaltungsportal.de" und "layout.verwaltungsportal.de", die zu dem Backend-System unseres Webseiten-Providers gehören.

Cookies

Diese Webseite verwendet Cookies, um die Benutzerfreundlichkeit, Funktionsvielfalt und Sicherheit der Webseite zu erhöhen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Dateien, welche auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Ihr Browser greift auf diese Dateien zu. Dies ermöglicht es, den individuellen Browser von anderen zu unterscheiden. So kann die Webseite durch den Einsatz von Cookies Funktionen anbieten, die ohne Cookies nicht möglich wären. Dies betrifft insbesondere eine einfache Menüführung und andere individuelle Webseiteneinstellungen. Die Cookies für diese Funktionen haben in der Regel eine Lebensdauer von maximal 24 Stunden und werden nicht zur Identifikation von Besuchern benutzt.

Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Grundsätzlich ist die Nutzung unserer Internetseite ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Sollte der Nutzer jedoch eine Funktion nutzen wollen, die eine Angabe von personenbezogenen Daten erfordert, verarbeitet der Webseitenbetreiber die personenbezogenen Daten nur mit einer entsprechenden gesetzlichen Grundlage oder einer Einwilligung der betroffenen Person. Als personenbezogene Daten gelten sämtliche Informationen, die sich einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zuordnen lassen - also beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Inhaltsangaben oder Telefonnummer. Auf unserer Seite bieten wir mehrere Kontakt- und Eingabeformulare an, welche Daten an uns übermitteln. Diese personenbezogenen Daten verarbeiten wir nur mit ausdrücklicher Erlaubnis der betroffenen Personen und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen und unter Einhaltung der DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses zur Erfüllung unserer vertraglich vereinbarten Leistungen und zur Optimierung unseres Online-Angebotes. Die IP-Adresse des Nutzers, wird bei jedem nutzen unserer Onlineangebote und Eingabeformulare in den Serverlogfiles gespeichert bzw. auch an uns übermittelt um bei evtl. Missbrauch rechtliche Schritte einleiten zu können. Der Zugang zu allen unseren Onlineangeboten ist SSL-Verschlüsselt, so dass kein Dritter den Datenverkehr mitverfolgen kann. 

Veröffentlichung von Inhalten und Kontaktdaten Dritter

Unsere Internetseite stellt Informationen über Freie Parzellen und die Kontaktdaten zu den Parzellenbesitzern und / oder deren Vereine zur Verfügung. Diese Informationen sind öffentlich zugänglich und wurden im Einverständnis mit den betroffenen entgegengenommen und bereitgestellt. Dies kann durch Eingabe in diverse Formulare, via E-Mail, sowie auch telefonisch oder persönlich erfolgt sein. Der Übermittler der Daten versichert uns, dass er dazu berechtigt ist diese Daten zu übermitteln und öffentlich zugänglich zu machen. Eine Löschung der Daten aus öffentlich zugänglichen Bereichen unserer Internetseite kann zu jederzeit von den betroffenen Dateninhabern verlangt werden.

Nutzung von Sozial-Media-Links

Bei den Teilen-Funktionen auf der Webseite handelt es sich um sogenannte Share-Links. Da es sich um reine Verlinkungen und nicht um eine Einbindung handelt, sind diese datenschutzrechtlich unbedenklich. Ein Aufruf der sozialen Netzwerke findet erst statt, wenn Sie diese Links explizit anklicken bzw. aktivieren.

Wer hat Zugriff auf meine Daten?

Daten welche nicht zur Veröffentlichung, sondern lediglich zur internen Verarbeitung erhoben, erfasst, gespeichert und archiviert werden, sind vor Zugriff durch unberechtigte Dritte geschützt. Im Regelfall haben die Mitarbeiter unseres Verbandsbüros Zugriff darauf, um diese im Rahmen ihres Auftrages verarbeiten zu können. Jedoch können diese Daten ggf. auch allen Mitarbeitern unseres Verbandes sowie allen Vorstandsmitgliedern und / oder Kassenprüfern, Behörden, Anwälten, Notaren und auch Mitarbeitern des „Landesverbandes Sachsen der Kleingärtner“ sowie deren Mitgliedsvereine zugänglich gemacht werden, sofern dies zum Zwecke der Erfüllung von Verwaltungsaufgaben erforderlich, oder aus rechtlichen / hoheitlichen Gründen zwingend notwendig ist.

Datensicherheit

Online Zugänge und unsere lokalen Gerätschaften sowie deren Datensicherungen sind durch Passwörter und Verschlüsselung nach aktuell gängigem Standard vor Zugriff durch Dritte geschützt.

Rechte des Nutzers

Als Nutzer haben Sie das Recht, auf Antrag eine kostenlose Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert wurden. Außerdem haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten und auf die Verarbeitungseinschränkung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Falls zutreffend, können Sie auch Ihr Recht aus Datenportabilität geltend machen, soweit dies technisch möglich ist und hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Sollten Sie annehmen, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.

Löschung von Daten

Als Nutzer haben Sie ein Anrecht auf Löschung Ihrer Daten, sofern dies nicht mit einer gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Daten kollidiert. Von uns gespeicherte Daten werden gelöscht, sollten diese für ihre Zweckbestimmung nicht mehr notwendig sein oder es keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen geben. Falls eine Löschung nicht möglich ist, da die Daten für zulässige gesetzliche Zwecke erforderlich sind, erfolgt eine Einschränkung der Datenverarbeitung. In diesem Fall werden die Daten gesperrt / archiviert und nicht mehr für andere Zwecke verarbeitet.

Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist, können Sie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einlegen, die für den Ort Ihres Aufenthaltes oder Arbeitsplatzes oder für den Ort des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist. Den Sächsischen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Adressen:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte

Postfach 11 01 32 - 01330 Dresden - Telefon: +49 351 85471-101 - Telefax: +49 351 85471-109

E-Mail:

Stand und Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 12. April 2024. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu gegebener Zeit zu aktualisieren, um den Datenschutz zu verbessern und / oder an geänderte Behördenpraxis oder Rechtsprechung anzupassen. Den Hinweis auf unsere Datenschutzerklärung erbringen wir soweit es uns möglich ist vor jeder elektronischen Kontaktmöglichkeit und stellen diese auch offline vor Datenerfassung zur Verfügung soweit möglich, sinnhaft und zumutbar.